2011-10-28- 校園空間規劃委員會標準作業流程

業 務 項 目
流 程
注意事項
壹、財產管理
一、購置財產

使用單位填寫請購單
→保管組(確認財產類別)
→總務長、會計室、校長(批核)
→使用單位財產驗收後,進入財產管理系統
 輸打列印財物領用單一式二張
→保管組(財物領用單審核並編列財產號碼)
→總務長、會計室(審核並於財物領用單上
 填寫傳票日期及號碼)、校長
→保管組(依據會計室退還載有傳票日期、
 號碼之財物領用單列帳)
→保管組月底列印財產增減結存表等報表
 與會計室核帳
→保管組
【1】將財物報表上傳並發函教育部。
【2】製發財產條碼及財產清單送請購單位
→請購單位
【1】核對財產清單並將財產條碼黏貼於財產
   正面上。
【2】於「財產條碼及財產清單」簽收回條上
   蓋章後送回保管組。

 
二、財產資料異動:(如存放地點異動、財產移轉校內其他單位、人員離、卸職) 財產資料異動單位於「財產管理系統」內
輸打、列印異動單
→保管組審核,並於月底將異動資
 送財產資料異動申請單位。
 
三、財產轉移校外單位:(同級單位以「移撥」方式處理,其餘單位依動產贈與辦法辦理) 【一】移撥:
財產使用保管人以簽呈方式,說明移撥具體理由及該單位是否同意
→會簽保管組、會計室
→鈞長簽核後,財產使用保管單位將相關資料
 影印乙份送保管組
→【1】財產屬計畫購置者保管組發函計畫
    單位。
 【2】屬校務基金購置者保管組發函教育部。
 【3】屬92年以前購置者保管組發函教育部
    轉主計處。
→俟相關單位回函同意後保管組製作財產撥出單
 (一式三份),經相關單位蓋章後,保管組發
 函撥入單位;請於財產撥出單(一式三份)蓋
 章後將其中兩份函還本校,保管組辦理減帳,
 撥入單位辦理入帳事項。

【二】贈與:
依動產贈與辦法辦理。
 
四、校外單位財產移撥本校: 校內擬使用該財產之單位,依校外單位來函,
說明需使用該財產之原因
→會簽保管組、會計室
→鈞長核可後
→校內擬使用該財產之單位回復來文單位
→校外單位函送蓋章後財產撥出單(一式三份)
→本校相關單位於該三份財產撥出單上蓋章後
→校內擬使用該財產之單位
 【1】抽存財產撥出單一份並輸打列印「財物
    領用單」一式二張送保管組辦理入帳。
 【2】另2份財產撥出單函還撥出單位辦理減帳
    事項。
 
五、財物提前報廢: 財物不堪使用(或修復不經濟)但未達使用
年限,須辦理提前報廢者:
財產使用保管人以簽呈方式,說明需提前報
廢原因並附相關文件(如估價單等)
→會簽保管組、會計室
→鈞長簽核後,財產使用保管單位將相關資
 料影印乙份送保管組
→保管組發函教育部轉審計部 →財產使用保管單位依同意提前報廢函文,
 輸打列印「報廢單」一式一張送保管組辦
 理報廢相關事項。
 
六、財物報廢: (一)財物不堪使用(或修復不經濟)且已達使
用年限,其單價未達新台幣1500萬元者:
各單位對因毀損致失原有效能不能修復或修復而
不經濟者並已達報廢年限之財產,經內部評估須
辦理報廢者,上線列印報廢單一式一份,經主管
蓋章後
→保管組、會計室
→鈞長核可後
→保管組依相關辦法處理廢品(各單位報廢之
 財物,在保管組未處理前,應妥善保管,不
 得隨意廢棄及自行處理。)

(二)財物不堪使用(或修復不經濟)且已達
使用年限,其單價在新台幣1500萬元以上未達
3000萬元者:
各單位對因毀損致失原有效能不能修或修復
而不經濟者並已達報廢年限之財產,經內部
評估須辦理報廢者,上線列印報廢單一式一
份,經主管蓋章後
→保管組、會計室
→鈞長核可後
→保管組報請主管機關教育部核定
→奉核後保管組依相關辦法處理廢品
 (各單位報廢之財物,在保管組未處理前
 ,應妥善保管,不得隨意廢棄及自行處理。)

(三):財物不堪使用(或修復不經濟)且
已達使用年限,其單價達3000萬元以上者:
各單位對因毀損致失原有效能不能修復或修
復而不經濟者並已達報廢年限之財產,經內
部評估須辦理報廢者,上線列印報廢單一式
一份,經主管蓋章後
→保管組、會計室
→鈞長核可後
→保管組報主管機關教育部轉審計機關審核
→奉核後保管組依相關辦法處理廢品(各單
 位報廢之財物,在保管組未處理前,應妥
 善保管,不得隨意廢棄及自行處理。)
 
七、財物盤點: 年初保管組撰寫該年度盤點計畫書
→總務長並會簽會計室,鈞長簽核後
→發函本校各單位,分四階段進行:
【1】各單位清理財物資料並辦理異動、報廢
   事項。
【2】各單位財產保管人進行線上初盤、列印
   「財物盤點單」送保管組,並於財物上
   黏貼該年度「盤點貼紙」。
【3】保管組依簽核之財產抽盤項目,會同會計
   室至各單位,以電腦掃描器進行抽盤,並
   查看該財物是否已貼上「盤點貼紙」及財
   產條碼。
【4】保管組針對抽盤資料出現差異者,進行
   複盤。
   →保管組於盤點工作結束後,針對各單
    位所提建議進行檢討並呈送各單位
    「財物盤點單」閱核。
 
八、非消耗品及無形資產報帳注意事項: 1、辦公椅及沙發請註明:顏色、材質、有無
  扶手。
2、家具類請註明:顏色、材質、形狀。
3、屏風桌板等屬OA辦公傢具者:請以「一式」
  報帳並註明隔成幾個座位
4、記憶體、硬碟、主機板、CPU、鋰電池等:
(1)如為「換修」,則不需填財物領用單,但
   請於支出憑證單「用途」欄註明,換修
   設備之財產編號,俾便審核財產資料。
(2)所購置之非消耗品,如屬「備用」性質
   ,仍應填寫財物領用單。
5、新購硬碟、光碟機,
(1)如屬內接式,除填財物領用單(註明硬碟
   容量)外並請註明安裝之電腦財產編號。
(2)如屬外接式,請填財物領用單,並註明
   硬碟容量。
6、購置物品屬畫作、裝飾品等者,不易從物品
  名稱,瞭解物品內容之財物,請檢附相片,
  俾便盤點。
7、購置之財物,如屬一批,其單價金額無法
  整除者,請調整單價並以兩份財物領用單
  方式處理。
8、「無形資產」:
(1)單價在一萬元以上且使用年限達兩年以上
   者,請填財物領用單、軟體保管單(軟
   體功能及使用年限,務請填寫)。
(2)單價在一萬元以下或單價在一萬元以上使
   用年限未達兩年以上者或單價在一萬元
   以下使用年限達兩年以上者,請各單位
   自行列冊列管。
(3)軟體屬升級,單價在一萬元以上且使用
   年限達兩年以上者,請填財物領用單
  (請註明原編無形資產財產編號)、軟
   體保管單(軟體功能及使用年限,務
   請填寫)。
(4)軟體屬系統維護者,不列「無形資產」
   但請註明原編無形資產財產編號,俾
   便審核無形資產資料。
9、有關經費之會計科目問題,請逕洽會計室。
 
九、國立中央大學報廢/毋需使用財物處理程序: 一、各單位使用保管之財物,如修繕後尚能
  使用,應繼續使用,確不堪使用時,請
  提出報廢申請,勿任意丟棄。
二、各單位奉核報廢之財物,保管組預計每
  季處理一次,在保管組未請廠商前往回
  收前,請妥善保管,勿任意拆解使用,
  如有遺失,應照價賠償。
  「廢品」擬拆解使用或利用,請向保管組
   申請「廢品再利用」,該廢品已無產籍,
  不得再作任何修繕,請特別注意。
三、各單位已毋需使用但仍堪用之財物,
  為使物盡其用,請檢附照片通知保管
  組辦理公告,各單位如有需求,可申
  請領用並辦理財產移轉。
四、保管組廢品倉庫,每週二、四下午開
  放,各單位奉核報廢之財物,可逕送
  倉庫,由保管組一一點交入庫。
  其他時間需運送至廢品倉庫者,基於
  人力因素,請二天前以電話通知。
  未經保管組同意,各單位請勿將廢
  品任意置放於保管組廢品倉庫門口
  ,該廢品因而遺失者,財物使用保
  管單位,仍應負賠償責任。
五、大型廢品(指需4人以上人員抬運者)
  及單價超過10萬元者,請於填送
  「報廢單」時,同時檢附廢品照片,
  以利後續廢品處理。
六、各單位安裝新冷氣機、飲水機等時,
  如擬請廠商 將奉核報廢之冷氣機、
  飲水機等,直接載運至保管組廢品倉
  庫,請於廠商施工前二天,通知保管組。
七、財物材質屬木質、塑膠等無殘值者,經奉
  核報廢後,各單位如擬請廠商直接清運,
  請通報保管組人員,俟現場察看後,再請
  廠商清運處理並切結「如任意傾倒,願負相關責任」。
 
貳、物品管理物品領用
  1.表格等文件,直接拿取;毋需填單。
2.文具、清潔用品、校紀念品、校平面圖等憑領物單領用。
領用單位(主管蓋章之領物單)
→ 保管組(月末送帳單)
→領用單位 (核對帳單)
→保管組(整理一學期總帳單)
→會計室(依總帳單扣領用單位經費)
→保管組(寒、暑假進行物品盤點
 
參、教職員工宿舍管理
一、單身宿舍借用 1.每年六月,新、舊住戶提出申請,不續住者,七月底前應搬離。
2.單身宿舍借用,隨時接受申請,俟有騰空時,依序通知住宿
(需扣繳房租津貼及宿舍管理費)。
保管組 係受理,
編制內教職員工 申請。
約聘人員等
如需住宿,請洽 事務組
二、職務宿舍借用 1.每年四、十月,公告接受申請,其餘時間,請勿提出申請表。
2.借住順序,依本校借住辦法,依點數高低借住
需扣繳房租津貼及宿舍管理費)。
保管組 係受理,
編制內教職員工 申請。
約聘人員等 如需住宿,
請洽 事務組