常見問題

機密檔案歸檔注意事項

發表日期:2011-10-29
附加檔案:點我下載
內文:
一、請貼上並填具機密檔案專用封套。
1.至文書組「表單下載」→下載「國立中央大學機密檔案專用封套表單」
2. 以淺黃色色紙列印
3. 填具封套上之資料,填寫方式如下:

A.封套內除案次號、卷次號及目次號,以及最下方點收人員部分外,其餘部分由承辦人填寫。
B.公文文號:本校公文系統登錄管制之流水號。
C.承辦單位:本校承辦人員隸屬之部門
D.收發來文字號:指封套內所承裝檔案之收文、發文、來文字號,當檔案數量超過一件,且各有不同之收發來文字號時,應一一著錄。
E.案由(名):指封套內所承裝檔案之案由或案名。當承辦人員以案件為單元裝封時,應著錄扼要表達案件主旨或事由之文字。但案由或案名,得以代碼或代名表示。不得僅以「密不錄由」表示
F.封套內文件為一案件時,請就文件發文日期、來文日期或核判日期,填寫最晚者;封套內裝同一案卷各案件時,則依上揭原則填寫最早和最晚案件之日期。
G.頁數:指封套內所承裝檔案之頁數,當檔案件數超過一件時,其頁數得個別著錄或加總著錄。
H.件數:指封套內所承裝檔案之總件數,每一公文號為一件。
I.附件數:指封套內所承裝檔案之附件總數;當檔案件數超過一件時,其附件數得個別著錄或加總著錄。