常見問題

承辦人歸檔流程與注意事項(含頁碼編寫原則)

發表日期:2011-10-30
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內文:
一、公文歸檔流程與注意事項(附件1)

二、頁碼編寫原則:(附件2)
1.頁碼之編寫由上而下為之,順序為先編公文簽辦單、次編來文、附件,應以鉛筆於每頁正下方位置逐頁編寫(如1、2、3),並於案件首頁右下角註明總頁數(如3);文件為雙面書寫或列印者,亦同。
2.辦畢案件屬書籍形式、其他媒體形式者,承辦人員應依下列原則辦理歸檔:
(1)附件為書籍型式、微縮片、電子媒體、錄音帶、錄影帶或以其他方式儲存之媒體,承辦人員應先以讀取設備檢視內容,確定檔案可以瀏覽。
(2)上列媒體形式檔案辦理歸檔時不須另行編寫頁碼,但必須填寫「國立中央大學公文附件名稱封面」(如附表一),其頁數以1頁計算即可;表格可至文書組「表單下載」下載。
3.文件擺放順序:
(1)簽呈+附件
(2)函稿+附件
(3)簽辦單+簽辦單附件+來文(正本)+來文附件
(4)函稿+函稿附件+簽辦單+來文(正本)+來文附件